Как добавить несколько складов и управлять остатками

Когда товары распределены между несколькими точками хранения, единого остатка в витрине уже недостаточно. Покупателю важно видеть реальную доступность, а сотрудникам — знать, где лежит каждая позиция и сколько единиц можно продать без риска перепродажи.

GlatiShop позволяет связать несколько складов с товарной матрицей мини-магазина. Такой подход подходит компаниям с распределенной логистикой, сезонным запасом, разной скоростью отгрузки или несколькими торговыми точками, работающими из одной витрины.

Главный принцип состоит в том, чтобы физический запас, доступный для заказа и показанный в каталоге, оставались согласованными. При правильной настройке система учитывает резерв, списание и перемещение, а покупатель получает правдивое наличие без лишних сведений об внутренней логистике. Единый источник правды снижает число ручных сверок: цифра в карточке должна совпадать с данными ответственного склада.

Складская сеть в одной витрине

Для каждой позиции общий остаток витрины складывается из доступных количеств на всех активных складах. Показатель должен учитывать только то, что действительно можно отгрузить, и не включать уже зарезервированные или списанные единицы.

Не показывайте покупателю точное место хранения и внутренние коды, если это не влияет на доставку. Для внешней витрины важны наличие, срок исполнения и возможность резерва; складская адресация остается рабочей информацией менеджеров. Если срок поставки зависит от места отгрузки, заранее задайте приоритет выбора и длительность резерва.

Подготовка справочника товаров

Настройка начинается с единой номенклатуры. Каждой позиции нужны устойчивый артикул или штрихкод, продажная единица, категория и понятное название, одинаковое во всех карточках.

При большом ассортименте категории и фильтры помогают быстро находить номенклатуру при проверке складских остатков и не допускать путаницы между похожими позициями.

Перед внесением остатков проведите первичный пересчет. Сверьте фактическое количество с документами, укажите поврежденные и списанные единицы и зафиксируйте, в какой единице измеряется запас — штуки, коробки или килограммы. Отдельно отметьте товары с особыми условиями хранения или запретом на перемещение, чтобы такие позиции не ошибочно выдавались с другого склада.

Добавление складов и начальные остатки

В панели управления откройте справочник складов и добавьте каждую точку отдельной записью. Используйте короткий уникальный код и понятное название; адрес, зону и ответственного фиксируйте, если они нужны для вашей логистики.

После создания складов перейдите к карточкам товаров и внесите начальное количество по каждому месту. Отсутствующий товар отмечайте нулевым остатком, чтобы пропуски не создавали неоднозначности при суммировании. После ввода сравните общую сумму с фактическим запасом и проверьте несколько позиций вручную.

Для большого каталога заранее согласуйте порядок первичного ввода со специалистами GlatiShop в рамках установки и сопровождения. Единая таблица с артикулами, кодами складов, единицами и количествами ускорит проверку, а последовательное заполнение карточек снизит риск расхождений.

Резервы, списания и перемещения

Доступный для продажи остаток отличается от физического: из него вычитаются зарезервированные и временно изъятые из продажи единицы. Отрицательные значения допускать нельзя, поскольку они превращают отсутствие товара в ложное обещание покупателю.

При оформлении заказа выбирайте склад, резервируйте нужное количество и отмечайте его отгрузку только после фактической передачи. Если заказ отменен, возвращайте резерв в тот же склад, где была создана позиция. Для товаров с несколькими местами хранения заранее определите приоритет склада и порядок переноса заказа, если выбранная площадка не может отгрузить нужное количество.

Списание и перемещение между площадками отражайте в остатках отдельной операцией. Перенос не должен задним числом менять оформленные заказы: дату, причину изменения и ответственного фиксируйте в учетном журнале компании, чтобы аудит показывал движение номенклатуры.

Заказы и уведомления покупателям

Обработка заказа включает проверку наличия, выбор места сборки, подтверждение оплаты и уведомление клиента. Для быстрых уточнений используйте встроенный чат, отправляя покупателю срок резерва, способ доставки и статус отгрузки.

SMS-уведомления помогают подтвердить состав заказа, сумму, статус оплаты и готовность к выдаче. Статусы лучше отправлять последовательно: подтверждение заказа, изменение срока, готовность и отмена. Сообщение должно содержать только данные конкретного заказа, чтобы не раскрывать сведения о других покупках, персональных скидках или наличии на других складах.

Выгрузка товаров на маркетплейсы

GlatiShop поддерживает экспорт товарных карточек в Kaspi, Forte Market, Halyk Market и Instagram Shopping. Перед выгрузкой проверяйте названия, описания, категории, цены и артикулы: одинаковая номенклатура должна выглядеть одинаково во всех каналах.

Если один и тот же запас продается через мини-магазин и маркетплейсы, не учитывайте его дважды. Ведите резерв каждого канала в учетной таблице и регулярно пересматривайте его, особенно перед крупной кампанией или расширением ассортимента.

Наличие на внешней площадке может обновляться отдельно от каталога GlatiShop, если автоматическая синхронизация не настроена. После выгрузки проверьте доступные количества на каждом маркетплейсе, иначе обещанный товар закончится раньше, чем покупатель оформит заказ.

Инвентаризация и качество остатков

Регулярная инвентаризация показывает, насколько складские остатки соответствуют номенклатуре. Сопоставляйте фактическое количество с учетным, отмечайте расхождения и причины: ошибку при приемке, перемещение, списание, возврат или брак.

Для контроля используйте показатели оборачиваемости, дней запаса, отсутствующих позиций и медленно продающихся товаров. Такой отчет помогает перераспределять товар между складами до того, как закончится быстро продаваемая позиция.

Если складской персонал работает с компьютерами и терминалами на Windows, заранее изучите материалы по Windows, чтобы обновление оборудования и учетных рабочих мест не нарушило процесс инвентаризации. Пересчитайте остатки пяти самых продаваемых товаров на каждом складе и обновите их в карточках GlatiShop.